LGPD para condomínios: O que é e como afeta minha gestão?

LGPD para condomínios: O que é e como afeta minha gestão?

LGPD para condomínios: O que é e como afeta minha gestão?

A cada dia, podemos observar como as empresas recolhem mais informações sobre o consumidor,  por exemplo, quando você vai à farmácia e alguém solicita seu CPF.  Os dados colhidos, muitas vezes são utilizados como forma de conhecer melhor as dores dos clientes, afim de saná-las, mas nem sempre podemos confiar que  serão utilizados para o bem comum.

Na última década, houve um crescimento extraordinário dos dados compartilhados todos os dias, via nuvem. E contudo, se fez necessária a criação da LGPD – Lei Geral de Proteção de dados. A lei garantirá maior segurança, privacidade das informações, transparência e autonomia para o usuário.

Além do mais, as regras para o tratamento dos dados de clientes será unificado e abusos terão fiscalização.

Um segmento que poderá ser impactado pela LGPD é o de administração condominial, uma vez que lida com muitos dados de moradores, prestadores de serviços e visitantes. Portanto, escrevemos este artigo para que você possa compreender melhor sobre o assunto a adequar-se.

As empresas de administração de condomínios terão que se adequar à LGPD?

No dia 19/09/2020, entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados, sancionada pelo presidente da Jair Bolsonaro. Porém, empresas poderão se adequar aos termos da lei até agosto de 2021.

A adequação à LGPD se faz necessária o quanto antes, pois as multas por não cumprimento das regras são altas, podendo comprometer 2% do faturamento de uma empresa e  até chegar a 50 milhões de reais. Organizações que por ventura vazarem dados de clientes, terão que se posicionar publicamente, o que pode trazer prejuízos financeiros e de imagem.

O consumidor estará mais amparado, poderá responsabilizar e cobrar medidas de proteção, caso informações privadas sejam expostas.

transparência na gestão dos dados nunca foi tão relevante e para administradores de condomínios e síndicos não será diferente. Preparem-se para responder questões como:

  • quais dados pessoais serão coletados;
  • para qual finalidade;
  • por quanto tempo;
  • como eles estarão protegidos.

No mercado condominial é factível que os dados sejam mantidos com as administradoras por um período de dois a três anos.

Como a discussão é recente, ainda não é possível prever quando as multas e sanções começaram a ser cumpridas efetivamente. Mas o fato é que síndicos e administradoras de condomínios, terão que reformular processos para que possam recriar suas rotinas administrativas baseadas na adequação da LGPD, para se prevenirem e garantirem a segurança dos dados de seus clientes.

Quais são as bases legais que legitimam a LGPD?

A lei propõe 10 bases legais para legitimar a proteção de dados, veja abaixo quais são elas:

  1. Consentimento:  é necessária a autorização do usuário para o manuseio dos dados;
  2. Execução do Contrato: permite a utilização de dados, desde que para fins de cumprimento de contrato;
  3. Interesse legítimo: caso já observado interesse do usuário sobre determinado assunto ou oferecido algo a ele, para fins de relacionamento;
  4. Administração/políticas públicas: órgão públicos podem compartilhar dados para andamento de políticas;
  5. Exercício regular de direito: guardar dados que possam resguardar as empresas em possíveis casos de processos jurídicos;
  6. Órgãos de pesquisa: para fins de pesquisa desde que anonimizado.
  7. Proteção à vida: Será permitida a coleta de dados do titular para a preservação da sua vida.
  8. Proteção de crédito: Caso o usuário possua pendências financeiras, uma empresa poderá disponibilizar seus dados para órgão de proteção ao crédito, sem sua permissão.
  9. Tutela de Saúde: Profissionais da saúde e órgãos de serviço de saúde, terão permissão para utilizarem os dados do titular para manutenção da saúde. Ex: postos de saúde em tempos de vacinação.
  10. Cumprimento de obrigação legal: é permitido o manuseio de dados para obrigações legais, como por exemplo: declarações de imposto de renda, envio de informações à receita federal.

O que fazer para me adequar à lei?

Diante das mudanças que são previstas pela LGPD, é preciso que condomínios e prestadores de serviços comecem a se adaptar e se preparem o quanto antes, para evitar transtornos.

Após a compreensão da Lei Geral de Proteção de Dados, é necessário rever todos os processos que envolvem dados de terceiros até o momento. Para isso, recomenda-se a contratação de um DPO – Data Protection Officer (Encarregado de Dados).

O DPO poderá ser o profissional responsável pela proteção, criação de processos e procedimentos para estabelecer um programa de compliance focado em segurança da informação.

Outras maneiras de se adequar à LGPD:

  • Compreenda a saúde da proteção de dados na sua empresa;
  • Elabore um plano de tratamentos dos dados do seu condomínio;
  • Invista nos recursos de proteção de dados, tais como: anti-vírus e padrões de segurança digital;
  • Crie uma política de privacidade, principalmente ao negociar contratos deixando clara as regras de confidencialidade;
  • Contrate fornecedores que ofereçam transparência,  confiança e sistema de de segurança eficazes;
  • Capacite seus colaboradores em boas práticas na proteção de dados do condomínio;
  • Para documentos não digitais, procure armazená-los em local protegido, como em cofres, por exemplo.

Garanta um registro de acesso bem feito e seguro

A portaria poderá ser um dos locais mais sensíveis à LGPD.

Os cadastro para acesso aos condomínios é de extrema relevância para a manutenção da sua segurança e de condôminos.

Ao solicitar dados de visitantes, deixe a vista ou bem claro a finalidade da informação e a política de privacidade.

Caso seja prestado esclarecimento, treine o profissional da portaria para responder prontamente, ele deve estar habilitado.

Recentemente realizamos um webinar com especialistas para esclarecer mais detalhes sobre a LGPD, assista:

Webinar: LGPD Tudo que seu codomínio precisa saber

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